Notarielle Vollmacht und Apoderamiento bei der Steuerbehörde: Unterschiede und Umfang

Nach der Erteilung einer Vollmacht für einen Wohnungskauf oder eine Erbschaft in Spanien wird oft angenommen, der Vertreter könne nun jede steuerliche Angelegenheit erledigen.

Zu prüfen ist jedoch, welche Befugnisse die Urkunde enthält und wie die Vertretung für die jeweilige Handlung belegt oder registriert wird.

Eine Erklärung abgeben, Daten abfragen, eine Schuld zahlen und Mitteilungen erhalten sind verschiedene Vorgänge. Eine Ermächtigung für einen davon umfasst nicht automatisch alle übrigen.

Bei MH Legal & Seguros erklären wir, wie die Vertretung gegenüber der spanischen Steuerbehörde — AEAT — zu organisieren ist und wie sie mit notariellen Vollmachten zusammenhängt.

Sind die beiden Ermächtigungen unvereinbar?

Nein. Eine notarielle Vollmacht und ein bei der AEAT registriertes Apoderamiento können zusammenhängen.

Die notarielle Vollmacht belegt die erteilten Vertretungsbefugnisse. Das Register der Bevollmächtigungen (Registro de Apoderamientos) der AEAT erlaubt es, Ermächtigungen für bestimmte steuerliche Verfahren im Internet einzutragen.

Die AEAT kennt verschiedene Wege: persönliche Vorsprache, öffentliche oder private Urkunde mit notariell beglaubigter Unterschrift sowie die elektronische Erteilung mit den Identifikationssystemen des Gesetzes 39/2015.

Die Frage ist daher nicht nur, welche der beiden Formen Sie brauchen, sondern welche Handlung Sie delegieren und wie die Vertretung belegt werden muss.

Was das Register der Bevollmächtigungen erlaubt

Das Register erlaubt es, eine andere Person oder Einrichtung zu ermächtigen, steuerliche Handlungen im Internet im Namen des Steuerpflichtigen vorzunehmen.

Die Ermächtigung kann auf bestimmte Verfahren begrenzt sein oder eine oder mehrere Kategorien umfassen. Es können auch mehrere Bevollmächtigte bestellt werden.

Vor der Eintragung ist zu bestimmen, was Sie brauchen:

Die Tabelle dient der Vorbereitung des Mandats. Die konkrete Freischaltung ist anhand der verfügbaren Verfahren zu prüfen.

Gilt eine Vollmacht zum Wohnungskauf auch für die Steuerbehörde?

Sie kann steuerliche Befugnisse enthalten, davon ist aber nicht auszugehen.

Prüfen Sie, ob die Urkunde die nötigen Handlungen erlaubt und welche Anforderungen die zuständige Behörde stellt.

Ein Kauf oder eine Erbschaft kann zudem Vorgänge bei verschiedenen Behörden auslösen. Ein Apoderamiento bei der AEAT ist nicht einer Ermächtigung gegenüber jeder regionalen oder kommunalen Stelle gleichzusetzen.

Bestimmen Sie bei der Organisation, wer welche Steuer bearbeitet und wie er seine Vertretung belegt.

Eine notarielle Vollmacht für elektronische Verfahren der AEAT nutzen

Die AEAT kennt ein Verfahren, um Vollmachten aus bestimmten öffentlichen Urkunden in das Register eintragen zu lassen. Es ist für Fälle gedacht, in denen der Vollmachtgeber nicht über das elektronische Büro bevollmächtigen kann, weil ihm Zertifikat, Cl@ve oder eIDAS-Identifikation fehlen.

Nach offizieller Information reicht der Bevollmächtigte die Urkunde im elektronischen Register ein, und die Verwaltung prüft den Fortbestand der Vollmacht vor der Eintragung. In diesem Verfahren muss der Vollmachtgeber nicht mitwirken. Elektronische Urkunden oder elektronische Kopien sind zulässig, ebenso Urkunden im PDF-Format.

Nicht zu verwechseln:

• Die notarielle Urkunde unterzeichnet zu haben.
• Deren Eintragung beantragt zu haben.
• Dass die Bevollmächtigung eingetragen und für den geplanten Vorgang wirksam ist.

Bewahren Sie den Beleg auf und prüfen Sie das Ergebnis.

Was gilt bei einer im Ausland erteilten Vollmacht?

Zu prüfen sind sowohl die Urkunde als auch das Verfahren zu ihrer Verwendung.

Die AEAT weist auf eine konkrete Grenze ihres Verfahrens zur Eintragung per öffentlicher Urkunde hin: Die eingereichten Vollmachten müssen mit den bei der Behörde vorhandenen Informationen abgleichbar sein. Daher können in diesem Verfahren keine im Ausland errichteten Urkunden berücksichtigt werden, deren Angaben nicht zuvor von den öffentlichen Amtsträgern nach der Vereinbarung zwischen AEAT und dem Generalsekretariat des Notariats übermittelt wurden.

Daraus folgt nicht, dass eine ausländische Vollmacht generell unbrauchbar wäre. Es bedeutet, dass ein bestimmter Weg nicht als verfügbar gilt, ohne seine Voraussetzungen zu prüfen.

Klären Sie vor der Erteilung die Befugnisse, die internationalen Formalitäten und die Art, wie die Vertretung für die geplanten steuerlichen Schritte belegt wird.

Erklärungen über die soziale Zusammenarbeit sind etwas anderes

Eine Kanzlei kann bestimmte Erklärungen über das System der sozialen Zusammenarbeit abgeben, einen durch das Allgemeine Steuergesetz geschaffenen Rahmen, der eine Vereinbarung mit der Behörde voraussetzt.

Die AEAT erklärt, dass diese Vertretung für die elektronische Abgabe auf die mechanischen, formalen und bürokratischen Handlungen der Abgabe beschränkt ist und dem Einreichenden nicht die Stellung eines Vertreters verleiht, um in anderen Akten zu handeln oder jede Art von Mitteilungen zu erhalten, auch wenn diese aus dem eingereichten Dokument folgen.

Wer die Abgabe des Formulars 210 beauftragt, kann beispielsweise nicht annehmen, dass die Fachperson auch:

• Alle Ihre Vorgänge Einsicht nimmt.
• Jede Mitteilung erhält.
• Spätere Auskunftsersuchen beantwortet.
• Einspruch einlegt.
• Alle künftigen Pflichten überwacht.

Der beauftragte Service und die Ermächtigung müssen den geplanten Handlungen entsprechen.

Mitteilungen zu erhalten verlangt eine eigene Prüfung

Für den Zugang zu elektronischen Mitteilungen im Namen des Steuerpflichtigen sieht die AEAT das Apoderamiento GENERALNOT oder eine spezifische Vollmacht für Mitteilungen vor.

Die Aktivierung verlangt die Bestätigung durch den Bevollmächtigten. Bei der Eintragung erscheinen Vollmachten, die diese Bestätigung brauchen, im Status «Notificación Telemática», und der Vorgang ist erst abgeschlossen, wenn der Bevollmächtigte die erhaltene Vollmacht bestätigt.

• Dass die Ermächtigung korrekt eingetragen ist.
• Dass sie gegebenenfalls bestätigt wurde.
• Ihr Umfang und ihre Gültigkeit.
• Wer die Mitteilungen prüft.
• Wie Antworten organisiert werden.

Die AEAT weist zudem auf einen praktischen Punkt hin: Wird eine Vollmacht für Mitteilungen zu einem bestimmten Verfahren erteilt, gehen die Mitteilungen zu diesem Verfahren an den Adressaten des Dokuments und an den eigens bestellten Bevollmächtigten, nicht an den Inhaber einer Generalvollmacht.

Die Bestätigung einer Vollmacht und der Abschluss eines Überwachungsservices sind ausdrücklich abzustimmen.

Steuerliche Generalvollmacht und Vollmacht für ein Verfahren

Das System der AEAT erlaubt die Auswahl bestimmter Verfahren und allgemeiner Kategorien. Bei der Generalvollmacht erscheinen die Codes GENERALLEY58, GENERALDATPE und GENERALNOT; bei der spezifischen Vollmacht wird eine ganze Kategorie oder eine Unterkategorie gewählt.

Die Höchstdauer der Bevollmächtigung beträgt fünf Jahre, und bei der Eintragung kann ein Enddatum festgelegt werden.

Fügen Sie nicht alle Kategorien standardmässig hinzu. Definieren Sie den Service und erteilen Sie die nötigen Befugnisse. Brauchen Sie nur eine einmalige Handlung, prüfen Sie deren Begrenzbarkeit. Bei fortlaufender Betreuung sind Dauer und regelmässige Prüfungen mitzuorganisieren.

Beispiel: Wohnungskauf und später Formular 210

Eine ausserhalb Spaniens ansässige Person erteilt eine Vollmacht zum Wohnungskauf und beauftragt später die Vorbereitung des Formulars 210. Drei Bedürfnisse sind zu trennen:

• Die Vertretung für die Beurkundung des Kaufs.
• Die Ermächtigung für die beauftragten steuerlichen Arbeiten.
• Der Erhalt und die Bearbeitung späterer Mitteilungen.

Dass die Fachperson den Kauf unterzeichnet hat, belegt für sich genommen keine aktive elektronische Bevollmächtigung bei der AEAT. Auch die Abgabe einer Erklärung belegt nicht, dass alle Mitteilungen eingehen.

Diese Prüfung erlaubt, das Mandat zu umreissen, ohne Aufgaben unzugeordnet zu lassen.

Ermächtigungen einsehen und prüfen

Die AEAT erlaubt, erteilte Bevollmächtigungen einzusehen und zu widerrufen sowie erhaltene zu verwalten. Erstellen Sie bei der Prüfung eine Liste von:

• Ermächtigten Personen oder Einrichtungen.
• Erfassten Verfahren.
• Beginn und Ende.
• Status der Bevollmächtigung.
• Aktuellem Bedarf.
• Offenen Vorgängen.

Bei einem Wechsel der Fachperson sind die Aktualisierung der Ermächtigungen, die Übergabe der Unterlagen und die Fristenkontrolle abzustimmen. Gehen Sie nicht davon aus, dass der Widerruf einer notariellen Vollmacht alle Verwaltungsregister automatisch aktualisiert.

Häufige Fragen

Brauche ich für Verfahren bei der AEAT immer eine notarielle Vollmacht?

Nein. Die AEAT kennt auch die elektronische Erteilung und die persönliche Vorsprache, je nach Anforderungen des Verfahrens.

Wird eine notarielle Vollmacht automatisch eingetragen?

Davon ist nicht auszugehen. Prüfen Sie Verfahren und Ergebnis der Eintragung.

Kann meine Beratung Erklärungen abgeben, ohne im Register bevollmächtigt zu sein?

Sie kann für die freigeschalteten Vorgänge über die soziale Zusammenarbeit handeln, mit der entsprechenden Vertretung. Deren Umfang entspricht nicht einer Generalermächtigung.

Erlaubt die Ermächtigung für Mitteilungen jede andere Handlung?

Das ist nicht anzunehmen. Prüfen Sie die für jede Handlung nötigen Befugnisse.

Ersetzt ein Apoderamiento bei der AEAT die Vollmacht zum Verkauf einer Wohnung?

Nein. Die Vertretung in einer Verkaufsurkunde ist gesondert zu prüfen.

Die Vertretung nach jeder Handlung ausrichten

Eine gut vorbereitete Vertretung zeigt, wer handeln darf, gegenüber welcher Behörde und mit welchen Befugnissen.

Von der konkreten Handlung auszugehen vermeidet zwei häufige Fehler: mehr Befugnisse anzunehmen als erteilt wurden und Vorgänge ohne Zuständigkeit zu lassen.

Bei MH Legal & Seguros beraten wir internationale Mandanten zu ihren Vorgängen in Spanien und stimmen Ermächtigungen sowie rechtliche und steuerliche Arbeiten mit den beteiligten Fachleuten ab.

Kontaktieren Sie unser Team, um Ihre Vollmachten zu prüfen und die für Ihre Schritte in Spanien nötige Vertretung zu organisieren.