Tramitar una herència a Espanya sense viatjar: poders i documentació

Si vius fora d’Espanya i has heretat un habitatge, un compte bancari o altres béns espanyols, és normal preguntar-te si hauràs de desplaçar-te per resoldre les gestions.

Pot ser possible tramitar actuacions de l’herència mitjançant un representant i evitar així el desplaçament a Espanya. Per a això, cal revisar què necessita l’expedient i preparar una representació adequada. La informació consular espanyola preveu l’atorgament d’un poder quan la persona interessada no pot viatjar per gestionar una herència.

Això no vol dir que qualsevol autorització permeti fer tots els tràmits ni que tot es pugui resoldre únicament per correu electrònic.

A MH Legal & Seguros t’expliquem com organitzar una herència a Espanya des del teu país de residència.

1. Comença per identificar les actuacions pendents

Abans de preparar un poder, convé conèixer la situació de l’herència i els documents que ja existeixen.

La primera revisió ha d’aclarir:

• Qui ha mort i on tenia la residència habitual.
• Qui són els possibles hereus i on viuen.
• Quins testaments i documents successoris existeixen.
• Quins béns i quins deutes s’han d’investigar.
• Si ja s’ha iniciat un procediment en un altre país.
• Quins terminis fiscals són propers.
• Quines decisions continuen pendents entre els interessats.

Aquesta informació permet definir quines actuacions pots fer directament i quines necessites delegar.

2. Què és un poder per gestionar una herència

Un poder notarial és un document públic pel qual una persona en designa una altra per actuar en el seu nom en determinats actes jurídics.

El representant ha d’acreditar les seves facultats mitjançant la còpia autoritzada del poder. El contingut s’ha d’adaptar a les actuacions que es volen fer: hi ha diverses possibilitats de configuració i no tots els poders tenen el mateix abast.

Per això, és recomanable preparar el text amb el professional que el farà servir a Espanya abans d’anar-lo a signar.

3. Quines facultats convé revisar

Segons l’expedient, pot ser necessari estudiar facultats per a:

• Sol·licitar certificats i documentació.
• Actuar davant administracions i entitats.
• Gestionar la identificació fiscal.
• Formalitzar l’acceptació i l’adjudicació de l’herència.
• Fer gestions tributàries.
• Presentar documents al Registre de la Propietat.
• Gestionar comptes o rebre quantitats, quan correspongui.

Aquesta relació serveix per preparar la revisió; no vol dir que totes les facultats s’hagin d’incloure en tots els casos.

Acceptar una herència, renunciar-hi i vendre un immoble són decisions diferents. El poder ha d’expressar adequadament les actuacions autoritzades i els seus límits.

Si la intenció és vendre després un habitatge heretat, comunica-ho des del principi per revisar si aquesta operació ha de quedar contemplada.

4. On pots atorgar el poder si vius a l’estranger

Hi ha diverses vies que s’han de comprovar segons el teu país de residència i les circumstàncies de l’atorgament.

Davant d’un notari local

Un instrument notarial estranger pot produir efectes a Espanya si compleix els requisits corresponents.

Abans de signar, convé revisar el contingut, la forma d’autorització i les condicions per fer-lo servir a Espanya. Les instruccions consulars adverteixen de la possible necessitat d’apostil·la o legalització i de traducció oficial, segons el cas.

No s’ha de pressuposar que una simple signatura legitimada tingui sempre el mateix abast que l’instrument que exigeix l’expedient.

Davant d’un consolat espanyol

Es pot valorar l’atorgament consular d’un poder quan l’oficina presti aquest servei i pugui atendre la teva sol·licitud.

Has de consultar-ne les condicions d’accés, la cita i la documentació. Les instruccions poden exigir informació addicional per a poders d’herència i demanar que s’indiqui si també es volen facultats de venda.

La intervenció consular per atorgar un poder no vol dir que el consolat gestioni l’herència: són funcions diferents.

5. Apostil·la, legalització i traducció: revisa cada document

No tots els documents estrangers segueixen el mateix procediment.

Cal comprovar:

• Quina autoritat l’expedeix.
• En quin país s’ha atorgat.
• Per a quina actuació es farà servir.
• Si hi ha una exempció aplicable.
• Si necessita traducció i en quin format.

L’apostil·la substitueix la legalització diplomàtica en els supòsits coberts pel Conveni de La Haia. També hi ha normes i convenis que eximeixen determinats documents d’aquestes formalitats.

L’autenticitat del document i la suficiència de les seves facultats s’han de revisar per separat. Una apostil·la no afegeix al poder una autorització que no conté.

6. Què pots enviar primer i què necessitaràs després

Per iniciar l’estudi, resulta útil enviar còpies llegibles de:

• Documents d’identitat i NIE, si existeixen.
• Certificat de defunció.
• Testaments i documents successoris.
• Escriptures o informació dels béns.
• Poders ja atorgats.
• Notificacions fiscals rebudes.

Aquestes còpies permeten identificar què falta i preparar instruccions.

Després s’ha de confirmar quins originals, còpies autoritzades o documents electrònics verificables exigeix cada actuació. No convé enviar documentació original sense acordar abans el destinatari, l’ús i la forma de devolució o conservació.

7. Com coordinar diversos hereus que viuen en països diferents

Quan els interessats resideixen en llocs diferents, és recomanable definir un sistema de treball comú.

Convé acordar:

• Qui centralitza les comunicacions.
• Quines decisions necessiten aprovació.
• Com es facilitaran els esborranys.
• Quins poders ha d’atorgar cada persona.
• Quins documents estan pendents.
• Com es comunicaran les despeses i els pagaments.

Si una mateixa persona representarà diversos interessats, cal revisar si les seves posicions són compatibles i si la representació proposada és adequada.

La gestió a distància funciona millor quan les instruccions i les decisions són clares abans de la signatura.

8. Com es presenten els impostos sense desplaçar-se

En els expedients estatals de no residents, l’AEAT disposa de presentació electrònica del model 650 i de la documentació corresponent.

La presentació la poden fer els subjectes habilitats segons el procediment: el mateix contribuent en els supòsits previstos, una persona apoderada o un col·laborador social amb la representació corresponent.

Aquesta via permet obtenir la certificació tributària telemàticament, sense desplaçar-se a l’Oficina Nacional de Gestió Tributària.

Abans de presentar, cal revisar l’administració competent, la identificació, la representació i el calendari fiscal. Viure fora d’Espanya no permet deixar aquests terminis pendents d’un viatge futur.

9. Errors que convé evitar

En organitzar una herència des de l’estranger, para atenció a aquestes situacions:

• Signar un poder abans de revisar-ne el contingut a Espanya.
• Fer servir un model genèric sense comprovar-ne les facultats.
• Confondre un encàrrec professional amb la representació necessària davant de cada organisme.
• Suposar que totes les entitats acceptaran els mateixos documents.
• Preparar traduccions abans de confirmar quina versió es necessita.
• Deixar la coordinació entre hereus per al moment de la signatura.
• Prometre una data de venda sense conèixer l’estat de l’herència.

Detectar aquests punts al principi permet organitzar les gestions i reduir correccions posteriors.

10. Preguntes freqüents sobre herències sense viatjar a Espanya

Puc tramitar tota l’herència sense desplaçar-me a Espanya?

Pot ser viable, però s’ha de confirmar després de revisar l’expedient, les actuacions necessàries i els requisits de les autoritats i entitats implicades. No s’ha de garantir abans d’aquesta anàlisi.

N’hi ha prou amb enviar una autorització signada per correu electrònic?

No s’ha de pressuposar. Cada actuació requereix comprovar com s’ha d’acreditar la representació. Per a actes notarials pot ser necessari un poder suficient i la seva còpia autoritzada.

Un poder per acceptar l’herència permet vendre l’habitatge?

Cal revisar-ne el contingut. No s’ha de donar per fet que les facultats per gestionar l’herència incloguin les necessàries per a la venda.

Puc fer servir un poder que ja tinc?

Es pot estudiar. Facilita una còpia per revisar-ne les facultats, la vigència i els requisits per fer-lo servir a Espanya.

Gestionar l’herència a distància vol dir perdre el control de les decisions?

La representació s’ha d’organitzar amb facultats, instruccions i canals d’informació clars. Convé acordar com es revisaran els documents i quines decisions s’han de consultar abans d’actuar.

Organitza la teva herència a Espanya des del teu país de residència

Tramitar una herència des de l’estranger requereix coordinar persones, documents i terminis. Una revisió inicial permet definir què es pot delegar i preparar els instruments adequats abans de signar-los.

A MH Legal & Seguros assessorem clients internacionals amb herències a Espanya. Revisem la documentació, coordinem els poders amb les notaries i acompanyem la preparació de les gestions successòries, fiscals i registrals.

Contacta amb el nostre equip per valorar com tramitar la teva herència a Espanya des de l’estranger.