Poder notarial i apoderament davant Hisenda: diferències i abast

Després d’atorgar un poder per a comprar un habitatge o tramitar una herència a Espanya, és habitual pensar que el representant ja pot fer qualsevol gestió fiscal.

No obstant això, cal comprovar quines facultats conté el document i com s’acredita o registra la representació per a cada actuació.

Presentar una declaració, consultar dades, pagar un deute i rebre notificacions són gestions distintes. No convé assumir que una autorització per a una d’elles comprén totes les altres.

A MH Legal & Seguros expliquem com organitzar la representació davant l’Agència Tributària —AEAT— i la seua relació amb els poders notarials.

Són dos autoritzacions incompatibles?

No. Un poder notarial i un apoderament registrat davant l’AEAT poden estar relacionats.

El poder notarial documenta les facultats de representació concedides. El Registre d’Apoderaments de l’AEAT permet incorporar autoritzacions per a fer determinats tràmits tributaris per internet.

L’AEAT contempla vies distintes d’atorgament: compareixença personal, document públic o privat amb firma legitimada notarialment, i atorgament per internet amb els sistemes d’identificació de la Llei 39/2015.

Per tant, la pregunta no és simplement quin dels dos necessites, sinó quina actuació vols delegar i com ha de quedar acreditada la representació.

Què permet el Registre d’Apoderaments de l’AEAT

Este registre permet autoritzar una altra persona o entitat per a fer actuacions tributàries per internet en nom del contribuent.

L’autorització es pot delimitar a tràmits concrets o comprendre una o diverses categories d’actuacions. També es poden designar diversos apoderats.

Abans de donar d’alta un poder, identifica què necessites:

La taula servix per a preparar l’encàrrec. L’habilitació concreta s’ha de comprovar en els tràmits disponibles.

Un poder per a comprar un habitatge servix també per a Hisenda?

Pot contindre facultats fiscals, però no cal presumir-ho.

Revisa si el document permet les actuacions necessàries i quins requisits exigix l’administració competent.

A més, una compra o una herència pot generar tràmits davant administracions distintes. Un apoderament de l’AEAT no s’ha de donar per equivalent a una autorització davant qualsevol organisme autonòmic o municipal.

En organitzar l’operació, identifica qui gestionarà cada impost i com acreditarà la seua representació.

Com utilitzar un poder notarial per a tràmits electrònics de l’AEAT

L’AEAT disposa d’un procediment per a sol·licitar la incorporació al registre de poders continguts en determinats documents públics. Està previst per a quan el poderdant no pot apoderar per la seu electrònica per no disposar de certificat, Cl@ve o identificació eIDAS.

La informació oficial indica que l’apoderat presenta l’escriptura en el registre electrònic i que l’Administració comprova la subsistència del poder abans d’incorporar-lo. En eixe procediment no cal que el poderdant intervinga. S’admeten escriptures electròniques o còpies electròniques i també escriptures en PDF.

No cal confondre:

• Haver firmat el document notarial.
• Haver sol·licitat la seua incorporació.
• Que l’apoderament conste registrat i operatiu per al tràmit previst.

Conserva el justificant i comprova el resultat.

Què passa si el poder es va atorgar a l’estranger?

Cal revisar tant el document com el procediment per a utilitzar-lo.

L’AEAT advertix d’una limitació concreta en el seu tràmit d’incorporació mitjançant document públic: els poders aportats han de ser contrastables amb la informació disponible en l’Agència. Per això, en eixe tràmit no es poden incloure escriptures atorgades a l’estranger la informació de les quals no haja sigut remesa prèviament pels fedataris públics conforme al conveni entre l’AEAT i el Consell General del Notariat.

Això no permet concloure que qualsevol poder estranger siga inútil. Significa que no s’ha de donar per disponible una via concreta sense comprovar-ne els requisits.

Abans d’atorgar-lo, confirma les facultats, les formalitats internacionals i la forma d’acreditar la representació per a les gestions fiscals previstes.

Presentar declaracions com a col·laborador social és diferent

Una assessoria pot presentar determinades declaracions mitjançant el sistema de col·laboració social, un marc establit per la Llei General Tributària i subjecte a un acord amb l’Agència.

L’AEAT explica que eixa representació per a la presentació telemàtica es circumscriu a les accions mecàniques, adjectivis i burocràtiques de presentació, i no conferix per si sola la condició de representant per a intervindre en altres actes ni per a rebre tot tipus de comunicacions, encara que siguen conseqüència del document presentat.

Per exemple, encarregar la presentació del model 210 no permet assumir que el professional també:

• Consulta tots els teus expedients.
• Rep qualsevol notificació.
• Respon a requeriments posteriors.
• Interposa recursos.
• Controla totes les teues obligacions futures.

El servici contractat i l’autorització s’han de correspondre amb les actuacions previstes.

Rebre notificacions requerix una revisió específica

Per a accedir en nom del contribuent a les notificacions electròniques, l’AEAT contempla l’apoderament GENERALNOT o un poder específic per a rebre notificacions.

L’activació exigix la confirmació de l’apoderat. En l’alta, els apoderaments que requerixen eixa confirmació figuren amb l’estat «Notificación Telemática», i el procés només queda complet quan l’apoderat confirma el poder rebut.

• Que l’autorització estiga correctament registrada.
• Que haja sigut confirmada quan corresponga.
• El seu abast i vigència.
• Qui revisarà les comunicacions.
• Com s’organitzaran les respostes.

L’AEAT advertix a més d’un detall pràctic: si s’atorga un apoderament per a rebre notificacions d’un tràmit específic, per a eixe tràmit concret les notificacions es dirigiran al destinatari del document i a l’apoderat específicament designat, no al titular d’un poder general.

La confirmació d’un poder i la contractació d’un servici de seguiment són qüestions que s’han de coordinar expressament.

Poder general tributari i poder per a un tràmit concret

El sistema de l’AEAT permet seleccionar tràmits específics i categories generals. En l’alta de poder general figuren els codis GENERALLEY58, GENERALDATPE i GENERALNOT, i en el poder específic se selecciona una categoria completa o una subcategoria concreta.

La duració màxima de l’apoderament és de cinc anys, i en l’alta es pot fixar una data de fi de l’autorització.

No afegisques totes les categories per defecte. Definix el servici i concedix les facultats necessàries per a desenvolupar-lo. Si només necessites una actuació puntual, revisa si pot delimitar-se. Si hi ha una gestió continuada, organitza també la duració i les comprovacions periòdiques.

Exemple: compra d’habitatge i model 210 posterior

Una persona resident fora d’Espanya atorga un poder per a comprar un habitatge i encarrega després la preparació del seu model 210. Convé distingir tres necessitats:

• La representació per a formalitzar la compravenda.
• L’autorització per a les gestions fiscals contractades.
• La recepció i atenció de possibles notificacions posteriors.

Que el professional haja firmat la compra no demostra per si sol que tinga un apoderament electrònic actiu davant l’AEAT. Que haja presentat una declaració tampoc no demostra que reba totes les comunicacions.

Esta comprovació permet definir l’encàrrec sense deixar funcions sense assignar.

Com consultar i revisar les autoritzacions

L’AEAT permet consultar els apoderaments atorgats, revocar-los i gestionar els rebuts. En revisar la teua situació, prepara una relació de:

• Persones o entitats autoritzades.
• Tràmits compresos.
• Data d’inici i finalització.
• Estat de l’apoderament.
• Necessitats actuals.
• Expedients pendents.

Si canvies de professional, coordina l’actualització d’autoritzacions amb el lliurament de documentació i el control de terminis. No pressuposes que revocar un poder notarial actualitza automàticament tots els registres administratius.

Preguntes freqüents

Necessite sempre un poder notarial per a autoritzar tràmits davant l’AEAT?

No. L’AEAT contempla també l’atorgament electrònic i la compareixença personal, segons els requisits del procediment.

Un poder notarial s’incorpora automàticament al registre?

No cal presumir-ho. Comprova el procediment i el resultat de l’alta.

Pot el meu assessor presentar declaracions sense ser apoderat en el registre?

Pot actuar mitjançant col·laboració social per als tràmits habilitats, amb la representació corresponent. El seu abast no equival a una autorització general.

L’autorització per a rebre notificacions permet qualsevol altra gestió?

No cal assumir-ho. Revisa les facultats necessàries per a cada actuació.

Un apoderament davant Hisenda substituïx el poder per a vendre un habitatge?

No. La representació en una escriptura de venda s’ha de revisar de manera independent.

Organitza la representació segons cada gestió

Una representació ben preparada permet saber qui pot actuar, davant quina administració i amb quines facultats.

Partir de l’actuació concreta evita dos errors freqüents: suposar més facultats de les concedides i deixar tràmits sense responsable.

A MH Legal & Seguros assessorem clients internacionals en les seues operacions a Espanya i coordinem les autoritzacions i actuacions jurídiques i fiscals amb els professionals que hagen d’intervindre.

Contacta amb el nostre equip per a revisar els teus poders i organitzar la representació necessària per a les teues gestions a Espanya.