Atorgar un poder a l’estranger per a utilitzar-lo a Espanya

Si residixes fora d’Espanya i necessites que una altra persona intervinga en una compravenda, una herència o determinades gestions, pots estudiar l’atorgament d’un poder des del teu país de residència.

La preparació requerix resoldre dos qüestions: quines facultats concedir i quins requisits ha de complir el document per a utilitzar-se a Espanya.

Un poder firmat i apostillat pot necessitar comprovacions addicionals. Per això convé coordinar l’esborrany abans de l’atorgament.

A MH Legal & Seguros expliquem les vies disponibles i com organitzar el procés.

Quines opcions existixen per a atorgar el poder

Poden estudiar-se tres vies: acudir a una oficina consular espanyola amb funcions notarials, atorgar davant un notari del país on et trobes o, per a determinats actes, atorgar davant un notari espanyol per videoconferència.

La informació consular oficial descriu cada via per separat i amb límits distints. Convindria triar en funció de l’actuació prevista i no només de la primera cita disponible.

El contingut del poder i la via d’atorgament s’han de decidir junts: una facultat que el document no reculla no se supleix després amb una autenticació internacional.

Atorgar el poder davant un consolat espanyol

Els cònsols d’Espanya poden exercir funcions notarials, amb limitacions. La informació consular precisa que només poden fer-ho quan ho permeten les lleis del país on exercixen les seues funcions i que no autoritzen instruments la finalitat dels quals siga produir efectes exclusivament a l’estranger.

Entre els actes que autoritzen habitualment figuren els poders generals o especials per a plets o altres fins, les escriptures de ratificació o revocació d’altres actes notarials, les renúncies a herències, els testaments, les capitulacions matrimonials i les legitimacions de firmes.

Abans de sol·licitar cita, explica quina actuació necessites delegar. No pressuposar que tots els consolats tramiten els mateixos actes ni que les instruccions publicades per una oficina siguen traslladables a un altre país.

La mateixa informació advertix que el cònsol pot abstindre’s d’intervindre si considera que la sol·licitud contravinga la legislació local o l’espanyola, o si no té mitjans per a comprovar les dades declarades.

També precisa que qui no comprenga suficientment el castellà ha d’acudir amb un intèrpret a la seua costa, llevat que el cònsol conega la seua llengua, i que els consolats honoraris no estan autoritzats per a exercir funcions notarials.

Què convé coordinar abans de la cita

Prepara estes dades i envia-les per a revisió abans de la cita:

• Les dades del poderdant.
• La identificació dels apoderats.
• L’operació prevista.
• Les facultats necessàries.
• Les condicions o límits.
• La documentació que cal aportar.

Si la llengua del document o de la compareixença no és la teua, resol-ho abans de l’atorgament: l’intèrpret i la traducció s’organitzen millor amb temps.

Atorgar el poder davant un notari estranger

També pot preparar-se davant un notari del país on et trobes.

La informació oficial d’Afers Estrangers assenyala que els actes notarials atorgats davant un notari estranger poden produir efectes a Espanya sempre que estiguen degudament legalitzats o apostillats i vagen acompanyats d’una traducció oficial al castellà, si escau.

El procediment no s’ha de reduir a firmar un formulari i obtindre un segell.

Abans d’atorgar-lo, convé comprovar:

• Quin tipus de document autoritzarà el notari estranger.
• Quines facultats recollirà.
• Com s’acreditaran la identitat i la intervenció de l’atorgant.
• Quines formalitats necessitarà.
• Quin document s’enviarà a Espanya.

Un model habitual en un altre país pot necessitar adaptació. La forma del document es valora després junt amb el contingut, i tots dos extrems han de permetre l’acte concret que es farà a Espanya.

Apostilla i legalització: quina diferència hi ha

La legalització diplomàtica i l’apostilla són formalitats d’autenticació: comproven la firma, la condició del signant i, si escau, el segell, sense pronunciar-se sobre el contingut del document.

L’Apostilla de La Haia substituïx la legalització entre els Estats part del Conveni de 1961. Quan el document prové d’un Estat no signant, o queda fora del seu àmbit, cal comprovar quina legalització correspon.

El Ministeri de Justícia enumera els documents que poden apostillar-se —judicials, administratius i notarials— i els que no: els expedits per funcionaris diplomàtics o consulars i els administratius relacionats directament amb una operació comercial o duanera.

Afers Estrangers afig un matís pràctic: els documents d’un país signant del conveni no es legalitzen, però sí que es legalitzen els atorgats pels seus agents diplomàtics o consulars, en estar exclosos del conveni en el seu article primer.

Tampoc no tots els documents expedits a la Unió Europea estan exempts: el Reglament (UE) 2016/1191 eximix de legalització i apostilla determinats documents públics sobre matèries concretes. Que un document provinga d’un Estat membre no permet prescindir de l’anàlisi; cal identificar el document i l’instrument aplicable.

La conseqüència pràctica és que l’autenticació no es pressuposa: es determina pel país d’origen, el tipus de document i l’ús previst.

L’apostilla garantix que el poder servix a Espanya?

No per si sola.

L’apostilla certifica l’autenticitat de la firma del document públic en el marc del conveni. No afegix facultats que falten ni modifica les condicions del poder.

La Direcció General de Seguretat Jurídica i Fe Pública ha assenyalat que, amb independència de la validesa formal del document i de la seua traducció i legalització, cal que el document supere una anàlisi d’idoneïtat o equivalència respecte dels documents públics espanyols, i que la seua presentació al notari exigix una anàlisi jurídica que permeta apreciar eixa equivalència o aproximació substancial d’efectes.

Si el poder s’utilitzarà per a vendre un habitatge, l’autenticació del document no resol si el representant està suficientment autoritzat per a eixa venda.

Per això cal revisar per separat el contingut i les formalitats.

Què signifiquen suficiència i equivalència

En les operacions que es formalitzen davant notari a Espanya convé separar dos comprovacions:

• Suficiència: si les facultats permeten realitzar l’acte previst.
• Equivalència: si la forma i la intervenció de l’autoritat estrangera permeten reconéixer al document efectes comparables als del document públic espanyol.

L’article 98 de la Llei 24/2001 exigix que el notari inserisca una ressenya identificativa del document autèntic i expresse que, al seu juí, les facultats són suficients per a l’acte, i limita la qualificació del registrador a l’existència d’eixa ressenya, del juí i de la seua congruència amb el títol.

El resultat per al client és concret: l’esborrany s’ha de revisar pensant en l’actuació que es farà a Espanya, i no només en el país on es firma.

Quan pot necessitar-se traducció

Si el document està redactat en una altra llengua, cal comprovar quina traducció s’exigix per a utilitzar-lo a Espanya.

La informació d’Afers Estrangers recorda que les traduccions fetes per traductors jurats reconeguts pel Ministeri són vàlides a Espanya per si mateixes, sense necessitat d’una legalització posterior.

Un text bilingüe pot facilitar la preparació i la revisió, però no garantix per si sol que no calga una traducció oficial addicional: depén de la llengua, de l’ús i de qui rebrà el document.

Confirma quines parts cal traduir i com es presentaran el document i la seua autenticació abans d’encarregar el treball.

Es pot atorgar per videoconferència?

Per a determinats actes, qualsevol persona pot atorgar davant un notari espanyol per videoconferència, amb independència del seu lloc de residència i sense compareixença presencial.

La informació consular concreta l’abast: poden atorgar-se poders especials, legitimacions de firma, pòlisses mercantils i els actes i negocis de caràcter mercantil o societari, excepte la compravenda de participacions.

En cap cas no poden atorgar-se per esta via poders generals o preventius —ni la seua revocació—, testaments llevat d’epidèmia declarada, tràmits relatius a herències, hipoteques, expedients matrimonials ni actes de manifestacions.

No s’ha de confondre una videotrucada informal amb el procediment notarial habilitat. Abans de comptar amb esta via, confirma amb la notaria que el poder previst està admés i quina identificació electrònica necessites.

Quin document s’ha d’enviar a Espanya

Confirma este punt amb qui utilitzarà el poder: no tots els sistemes notarials expedixen i fan circular els documents de la mateixa manera.

Una resolució de la Direcció General de Seguretat Jurídica i Fe Pública ho il·lustra amb claredat. En el supòsit que va resoldre, relatiu a un poder anglés, es va raonar que en el dret anglosaxó circula el document original, mentre que els poders autoritzats per notari espanyol circulen mitjançant còpia, i en eixe cas importa si la còpia és l’autoritzada o una simple.

Per tant, no s’ha d’exigir automàticament el mateix suport en tots els països ni donar per suficient una fotografia.

Una còpia escanejada pot permetre una revisió preliminar. Després caldrà organitzar l’aportació del document autèntic que corresponga.

Ordre recomanat per a preparar el poder

Per a evitar duplicar tràmits, organitza el procés en este ordre:

• Definix la gestió que necessites fer a Espanya.
• Identifica el representant i les facultats necessàries.
• Coordina l’esborrany amb els professionals intervinents.
• Confirma la via d’atorgament i els seus requisits.
• Firma el document.
• Obtín l’autenticació i la traducció que corresponguen.
• Organitza’n el lliurament i la revisió final abans d’utilitzar-lo.

Els passos poden variar segons el país i el document. L’important és comprovar les necessitats abans d’assumir despeses o de fixar una firma vinculada al poder.

Errors que convé evitar

Entre les incidències que poden dificultar la preparació estan:

• Firmar un model genèric sense revisar les facultats.
• Confondre una legitimació de firma amb el document exigit.
• Suposar que apostillar resol qualsevol defecte.
• Encarregar una traducció incompleta.
• Enviar només una fotografia.
• Fixar una compravenda sense confirmar que el poder estarà disponible.
• Utilitzar dades personals o de l’immoble incorrectes.

Si ja tens un poder, sol·licita’n la revisió abans de decidir que necessites atorgar-ne un altre.

Preguntes freqüents

Necessite viatjar a Espanya per a atorgar el poder?

No necessàriament. Poden estudiar-se la via consular, la notarial estrangera o la telemàtica admesa per al supòsit concret.

Un poder firmat en un altre país de la Unió Europea està exempt d’apostilla?

No s’ha de presumir. Cal comprovar el document i l’instrument jurídic aplicable, perquè les exempcions es referixen a matèries i documents determinats.

Puc utilitzar un model descarregat d’internet?

Pot servir com a referència, però s’ha d’adaptar i revisar abans de firmar-lo.

Un poder bilingüe serà sempre suficient?

No pot garantir-se només per estar redactat en dos llengües. Cal comprovar el contingut i les formalitats.

Quant de temps tarda el procés?

Depén de les cites, la preparació del text, l’autenticació, la traducció i el lliurament. Sol·licita una previsió per al teu cas concret.

Prepara el document pensant en la seua utilització a Espanya

Atorgar un poder des de l’estranger exigix coordinar el país de firma i l’actuació de destinació.

Revisar abans el contingut permet organitzar les formalitats amb més claredat i evitar tràmits repetits.

A MH Legal & Seguros assessorem clients internacionals en operacions immobiliàries i successòries i coordinem la preparació de poders amb les notaries i els professionals que hagen d’intervindre.

Contacta amb el nostre equip per a preparar un poder des de l’estranger adaptat a les teues gestions a Espanya.