Eine Erbschaft in Spanien ohne Anreise regeln: Vollmachten und Unterlagen

Wenn Sie außerhalb Spaniens leben und eine Immobilie, ein Bankkonto oder andere Vermögenswerte in Spanien geerbt haben, ist die Frage verständlich, ob Sie für die Abwicklung anreisen müssen.

Es kann möglich sein, einzelne Handlungen der Erbschaft durch einen Vertreter vornehmen zu lassen und so die Anreise nach Spanien zu vermeiden. Dafür muss geprüft werden, was der Vorgang erfordert, und eine geeignete Vertretung vorbereitet werden. Die spanischen Konsularinformationen sehen die Erteilung einer Vollmacht vor, wenn die betroffene Person nicht reisen kann, um eine Erbschaft zu regeln.

Das bedeutet nicht, dass jede Erlaubnis alle Formalitäten ermöglicht oder dass sich alles ausschließlich per E-Mail erledigen lässt.

Bei MH Legal & Seguros erläutern wir, wie Sie eine Erbschaft in Spanien aus Ihrem Wohnsitzland organisieren.

1. Zunächst die offenen Handlungen feststellen

Bevor eine Vollmacht vorbereitet wird, sollten Sie die Situation der Erbschaft und die bereits vorhandenen Unterlagen kennen.

Die erste Prüfung sollte klären:

• Wer verstorben ist und wo sich der gewöhnliche Aufenthalt befand.
• Wer die möglichen Erben sind und wo sie leben.
• Welche Testamente und erbrechtlichen Unterlagen vorliegen.
• Welche Vermögenswerte und Verbindlichkeiten ermittelt werden müssen.
• Ob bereits ein Verfahren in einem anderen Land eingeleitet wurde.
• Welche steuerlichen Fristen bevorstehen.
• Welche Entscheidungen unter den Beteiligten noch ausstehen.

Diese Informationen ermöglichen es festzulegen, welche Handlungen Sie selbst vornehmen können und welche Sie übertragen müssen.

2. Was eine Vollmacht zur Regelung einer Erbschaft ist

Eine notarielle Vollmacht ist eine öffentliche Urkunde, mit der eine Person eine andere bevollmächtigt, in ihrem Namen bestimmte Rechtshandlungen vorzunehmen.

Der Vertreter muss seine Befugnisse durch die beglaubigte Ausfertigung (copia autorizada) der Vollmacht nachweisen. Ihr Inhalt muss auf die beabsichtigten Handlungen abgestimmt sein: Es gibt unterschiedliche Gestaltungsmöglichkeiten, und nicht jede Vollmacht hat denselben Umfang.

Deshalb ist es ratsam, den Text mit der Person vorzubereiten, die ihn in Spanien verwenden wird, bevor Sie ihn unterschreiben.

3. Welche Befugnisse geprüft werden sollten

Je nach Vorgang kann es erforderlich sein, Befugnisse zu prüfen für:

• Die Beantragung von Bescheinigungen und Unterlagen.
• Handlungen gegenüber Behörden und Einrichtungen.
• Die Regelung der steuerlichen Identifikation.
• Die Beurkundung der Annahme und der Zuweisung (adjudicación) der Erbschaft.
• Steuerliche Formalitäten.
• Die Einreichung von Unterlagen beim Grundbuch (Registro de la Propiedad).
• Die Verwaltung von Konten oder den Empfang von Beträgen, soweit angebracht.

Diese Aufzählung dient der Vorbereitung der Prüfung; sie bedeutet nicht, dass in jedem Fall alle Befugnisse aufgenommen werden müssen.

Eine Erbschaft annehmen, auf sie verzichten und eine Immobilie verkaufen sind unterschiedliche Entscheidungen. Die Vollmacht muss die erlaubten Handlungen und ihre Grenzen angemessen zum Ausdruck bringen.

Wenn später ein geerbtes Haus verkauft werden soll, teilen Sie dies von Anfang an mit, damit geprüft werden kann, ob dieses Geschäft erfasst sein muss.

4. Wo Sie die Vollmacht erteilen können, wenn Sie im Ausland leben

Es gibt verschiedene Wege, die je nach Ihrem Wohnsitzland und den Umständen der Erteilung geprüft werden müssen.

Vor einem örtlichen Notar

Eine ausländische notarielle Urkunde kann in Spanien Wirkung entfalten, wenn sie die entsprechenden Anforderungen erfüllt.

Vor der Unterzeichnung sollten Inhalt, Form der Beurkundung und die Bedingungen für die Verwendung in Spanien geprüft werden. Die konsularischen Hinweise weisen auf die je nach Fall mögliche Notwendigkeit einer Apostille oder Legalisation sowie einer amtlichen Übersetzung hin.

Es sollte nicht davon ausgegangen werden, dass eine einfache beglaubigte Unterschrift stets denselben Umfang hat wie die für den Vorgang erforderliche Urkunde.

Vor einem spanischen Konsulat

Die Erteilung einer Vollmacht beim Konsulat kann in Betracht gezogen werden, wenn die Stelle diesen Dienst anbietet und Ihren Antrag bearbeiten kann.

Sie müssen die Zugangsbedingungen, die Terminvergabe und die erforderlichen Unterlagen prüfen. Die Hinweise können für Erbschaftsvollmachten zusätzliche Angaben verlangen und die Frage stellen, ob auch Verkaufsbefugnisse gewünscht sind.

Die konsularische Mitwirkung bei der Erteilung einer Vollmacht bedeutet nicht, dass das Konsulat die Erbschaft abwickelt: Es handelt sich um unterschiedliche Aufgaben.

5. Apostille, Legalisation und Übersetzung: jede Unterlage prüfen

Nicht alle ausländischen Unterlagen folgen demselben Verfahren.

Zu prüfen ist:

• Welche Behörde sie ausstellt.
• In welchem Land sie erteilt wurde.
• Für welche Handlung sie verwendet wird.
• Ob eine anwendbare Ausnahme besteht.
• Ob eine Übersetzung erforderlich ist und in welchem Format.

Die Apostille ersetzt in den vom Haager Übereinkommen erfassten Fällen die diplomatische Legalisation. Es gibt zudem Regelungen und Übereinkommen, die bestimmte Unterlagen von diesen Förmlichkeiten befreien.

Die Echtheit der Urkunde und die Hinlänglichkeit ihrer Befugnisse sind getrennt zu prüfen. Eine Apostille ergänzt keine Befugnis, die die Vollmacht nicht enthält.

6. Was Sie zuerst senden können und was später erforderlich ist

Für die erste Prüfung ist es hilfreich, gut lesbare Kopien zu übermitteln von:

• Identitätsdokumenten und NIE, sofern vorhanden.
• Der Sterbeurkunde.
• Testamenten und erbrechtlichen Unterlagen.
• Urkunden oder Informationen zu den Vermögenswerten.
• Bereits erteilten Vollmachten.
• Erhaltenen steuerlichen Mitteilungen.

Diese Kopien ermöglichen es, Fehlendes zu erkennen und Anweisungen vorzubereiten.

Anschließend muss bestätigt werden, welche Originale, beglaubigten Ausfertigungen oder überprüfbaren elektronischen Dokumente die jeweilige Handlung erfordert. Originalunterlagen sollten nicht versandt werden, ohne vorher Empfänger, Verwendung und Art der Rücksendung oder Aufbewahrung zu vereinbaren.

7. Mehrere Erben in verschiedenen Ländern koordinieren

Wenn die Beteiligten an unterschiedlichen Orten leben, ist es ratsam, eine gemeinsame Arbeitsweise festzulegen.

Zu vereinbaren ist:

• Wer die Kommunikation bündelt.
• Welche Entscheidungen eine Zustimmung erfordern.
• Wie Entwürfe bereitgestellt werden.
• Welche Vollmachten jede Person erteilen muss.
• Welche Unterlagen noch ausstehen.
• Wie Kosten und Zahlungen mitgeteilt werden.

Wenn dieselbe Person mehrere Beteiligte vertreten soll, ist zu prüfen, ob ihre Positionen vereinbar sind und ob die vorgeschlagene Vertretung angemessen ist.

Die Regelung aus der Ferne funktioniert am besten, wenn Anweisungen und Entscheidungen vor der Unterzeichnung geklärt sind.

8. Wie die Steuern ohne Anreise eingereicht werden

In staatlichen Vorgängen von Nichtansässigen bietet die AEAT die elektronische Einreichung des modelo 650 und der zugehörigen Unterlagen an.

Die Einreichung können die nach dem Verfahren befugten Personen vornehmen: die steuerpflichtige Person selbst in den vorgesehenen Fällen, eine bevollmächtigte Person oder eine mitwirkende Stelle mit der entsprechenden Vertretung.

Dieser Weg ermöglicht es, die steuerliche Bescheinigung elektronisch zu erhalten, ohne zur nationalen Steuerverwaltungsstelle reisen zu müssen.

Vor der Einreichung sind die zuständige Verwaltung, die Identifikation, die Vertretung und der steuerliche Kalender zu prüfen. Ein Wohnsitz außerhalb Spaniens erlaubt es nicht, diese Fristen bis zu einer künftigen Reise offen zu lassen.

9. Fehler, die vermieden werden sollten

Bei der Organisation einer Erbschaft aus dem Ausland sollten Sie auf diese Situationen achten:

• Eine Vollmacht unterschreiben, bevor ihr Inhalt in Spanien geprüft wurde.
• Ein Muster verwenden, ohne seine Befugnisse zu prüfen.
• Ein berufliches Mandat mit der erforderlichen Vertretung gegenüber jeder Stelle verwechseln.
• Annehmen, dass alle Einrichtungen dieselben Unterlagen akzeptieren.
• Übersetzungen vorbereiten, bevor geklärt ist, welche Fassung benötigt wird.
• Die Abstimmung unter den Erben bis zur Unterzeichnung aufschieben.
• Ein Verkaufsdatum zusagen, ohne den Stand der Erbschaft zu kennen.

Werden diese Punkte früh erkannt, lassen sich die Arbeiten besser organisieren und spätere Korrekturen verringern.

10. Häufige Fragen zu Erbschaften ohne Anreise nach Spanien

Kann ich die gesamte Erbschaft ohne Anreise nach Spanien regeln?

Es kann möglich sein, muss aber nach Prüfung des Vorgangs, der erforderlichen Handlungen und der Anforderungen der beteiligten Behörden und Einrichtungen bestätigt werden. Vor dieser Prüfung sollte es nicht zugesagt werden.

Genügt eine per E-Mail übersandte unterschriebene Erlaubnis?

Davon ist nicht auszugehen. Für jede Handlung muss geprüft werden, wie die Vertretung nachzuweisen ist. Für notarielle Handlungen kann eine ausreichende Vollmacht und deren beglaubigte Ausfertigung erforderlich sein.

Erlaubt eine Vollmacht zur Annahme der Erbschaft den Verkauf der Immobilie?

Ihr Inhalt ist zu prüfen. Es sollte nicht unterstellt werden, dass Befugnisse zur Regelung der Erbschaft auch die für den Verkauf erforderlichen umfassen.

Kann ich eine bereits erteilte Vollmacht verwenden?

Das kann geprüft werden. Übermitteln Sie eine Kopie, damit Befugnisse, Gültigkeit und die Voraussetzungen für die Verwendung in Spanien beurteilt werden können.

Bedeutet die Regelung aus der Ferne einen Verlust der Entscheidungskontrolle?

Die Vertretung sollte mit klaren Befugnissen, Anweisungen und Informationswegen organisiert werden. Es ist ratsam, zu vereinbaren, wie Unterlagen geprüft werden und welche Entscheidungen vor dem Handeln abzustimmen sind.

Regeln Sie Ihre Erbschaft in Spanien aus Ihrem Wohnsitzland

Eine Erbschaft aus dem Ausland zu regeln erfordert die Abstimmung von Personen, Unterlagen und Fristen. Eine erste Prüfung ermöglicht es, festzulegen, was übertragen werden kann, und die geeigneten Instrumente vorzubereiten, bevor sie unterzeichnet werden.

Bei MH Legal & Seguros beraten wir internationale Mandanten mit Erbschaften in Spanien. Wir prüfen die Unterlagen, stimmen Vollmachten mit den Notariaten ab und begleiten die Vorbereitung der erbrechtlichen, steuerlichen und grundbuchlichen Schritte.

Sprechen Sie unser Team an, um zu beurteilen, wie Ihre Erbschaft in Spanien aus dem Ausland geregelt werden kann.