NIE-Nummer beantragen, ohne nach Spanien zu reisen: Welche Möglichkeiten gibt es?

Wenn Sie den Kauf einer Immobilie in Spanien aus Ihrem Wohnsitzstaat vorbereiten, kann es sein, dass Sie vor Abschluss des Geschäfts eine NIE benötigen. Eine der ersten Fragen ist häufig, ob Sie allein für diese Formalität nach Spanien reisen müssen.

Es gibt Wege, die NIE zu beantragen, ohne persönlich nach Spanien zu reisen: die Einreichung über die spanische Auslandsvertretung, die für Ihren Wohnsitz zuständig ist, und der Antrag in Spanien über einen ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter. Die Wahl ist anhand Ihrer Umstände und der Hinweise der zuständigen Stelle zu prüfen.

Bei MH Legal & Seguros erklären wir Ihnen, wie Sie diese Formalität organisieren und was Sie prüfen sollten, damit sie mit Ihrem Kauf oder anderen Vermögensangelegenheiten abgestimmt ist.

Vorab: Prüfen Sie, ob Sie bereits eine NIE haben

Wenn Sie früher in Spanien gelebt, gearbeitet oder dort Formalitäten erledigt haben, prüfen Sie die verfügbaren Unterlagen, bevor Sie einen Antrag stellen.

Möglicherweise erscheint eine NIE bereits in einer Bescheinigung, auf einer Karte oder in den Unterlagen eines früheren Geschäfts. Teilen Sie dies der Person mit, die Ihre Akte bearbeitet, damit geprüft werden kann, wie sie nachgewiesen werden kann.

Ebenso ist zu unterscheiden, ob Sie eine Nummer erstmals benötigen oder ob Sie Unterlagen benötigen, mit denen eine bereits zugewiesene Nummer nachgewiesen werden kann. Wird das Verfahren von Anfang an richtig eingeordnet, lassen sich unnötige Schritte vermeiden.

NIE über das spanische Konsulat beantragen

Wenn Sie sich außerhalb Spaniens befinden, ist eine der möglichen Vorgehensweisen, den Antrag über die spanische Auslandsvertretung einzureichen, die für Ihren Wohnort zuständig ist.

Bevor Sie die Unterlagen vorbereiten, prüfen Sie die Hinweise dieser Stelle. Sie sollten ihren konsularischen Zuständigkeitsbereich, die Terminvergabe, die geforderten Dokumente und die Zahlung der Gebühr prüfen.

Diese Option ermöglicht es, den Antrag aus Ihrem Wohnsitzstaat zu organisieren. Das bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass das gesamte Verfahren online oder ohne persönliche Vorsprache abgeschlossen werden kann. Bestätigen Sie die Einreichungsbedingungen der konkreten Stelle.

NIE über einen Vertreter in Spanien beantragen

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass ein Vertreter den Antrag in Spanien für Sie einreicht.

Dafür muss er eine ausreichende Vertretung nachweisen. Nach den Hinweisen des spanischen Innenministeriums (Ministerio del Interior) muss die Vollmacht die Befugnis zur Einreichung des NIE-Antrags ausdrücklich enthalten.

Prüfen Sie daher vor der Unterzeichnung einer Vollmacht, ob ihr Inhalt für dieses Verfahren geeignet ist. Es darf nicht davon ausgegangen werden, dass jede für einen anderen Zweck erteilte Ermächtigung oder Vollmacht ausreichend ist.

Wenn Sie zudem die Vertretung für den Kauf übertragen möchten, prüfen Sie gemeinsam, welche Handlungen Sie delegieren müssen. Der NIE-Antrag und die Beurkundung eines Kaufvertrags sind unterschiedliche Vorgänge und müssen jeweils korrekt erfasst sein.

Was zu prüfen ist, wenn Sie eine Vollmacht im Ausland erteilen

Bevor Sie eine Notarin, einen Notar oder eine andere Behörde in Ihrem Land aufsuchen, sollte die Person, die die Vollmacht in Spanien verwenden wird, den vorgeschlagenen Text prüfen.

Drei Punkte sollten abgestimmt werden:

• Der Inhalt: welche Handlungen der Vertreter vornehmen darf.
• Die Form des Dokuments: wie es für die Verwendung in Spanien erteilt werden muss.
• Die Vorlage: ob je nach Land, Sprache und anwendbaren Vorschriften eine Apostille oder Legalisation und eine Übersetzung erforderlich sind.

Diese Anforderungen sind für das konkrete Dokument zu prüfen. Werden sie vor der Erteilung geklärt, lässt sich vermeiden, dass die Vollmacht korrigiert oder neu unterzeichnet werden muss.

Welche Unterlagen Sie vorbereiten sollten

Auch wenn Sie die Hinweise der bearbeitenden Stelle befolgen müssen, umfasst die grundlegende Dokumentation:

• das offizielle Formular EX-15, ausgefüllt und unterzeichnet;
• ein gültiger Identitäts- oder Reiseausweis einschließlich der verlangten Kopien;
• die Erläuterung des wirtschaftlichen, beruflichen oder sozialen Grundes des Antrags;
• die jeweils erforderlichen Nachweise;
• den Nachweis der Zahlung der anwendbaren Gebühr;
• bei Einschaltung eines Vertreters Unterlagen, die dessen Identität und Vertretung belegen.

In Spanien wird für dieses Verfahren die Gebühr nach Formular 790, Code 012, verwendet. Wird der Antrag über ein Konsulat gestellt, sind die Zahlungshinweise dieser Stelle zu befolgen.

Wie Sie die NIE mit dem Immobilienkauf abstimmen

Die NIE sollte von Anfang an Teil der Vorbereitung des Geschäfts sein.

Prüfen Sie bei der Organisation Ihres Kaufs, wer die Käufer sein werden, ob jede Person über die erforderliche Identifikation verfügt und welche Vorgänge persönlich oder über einen Vertreter erfolgen.

Wenn Sie beispielsweise mit Ihrem Partner kaufen und beide als Erwerber erscheinen, sollten Sie die Unterlagen beider Personen von Beginn an prüfen. Wird nur eine Person vorbereitet, kann ein Teil des Geschäfts offenbleiben.

Ebenso empfiehlt es sich, Folgendes abzustimmen:

• die rechtliche Prüfung der Immobilie;
• die Fristen des Reservierungsdokuments oder des Vertrags;
• die Vorbereitung von Vollmachten;
• die Organisation der Mittel und Zahlungswege;
• den vorgesehenen Termin für die Beurkundung.

Der NIE-Antrag ist ein Teil dieser Vorbereitung. Seine Bearbeitung sollte mit den übrigen Prüfungen abgestimmt voranschreiten.

Wann Sie beginnen sollten und welche Fristen zu berücksichtigen sind

Wenn Sie wissen, dass Sie eine NIE benötigen, prüfen Sie so früh wie möglich den Antragsweg und die entsprechenden Unterlagen.

Planen Sie nicht nur die Bearbeitungszeit der Akte ein. Auch die vorbereitenden Schritte sind zu berücksichtigen: Unterlagen erstellen, einen Termin erhalten und gegebenenfalls eine Vollmacht erteilen und übermitteln.

Bevor Sie einen Beurkundungstermin zusagen, prüfen Sie, welche Vorgänge noch offen sind und wie viel Spielraum für ihre Erledigung bleibt.

Eine auf den Einzelfall abgestimmte Einschätzung ist hilfreicher, als anzunehmen, dass alle Stellen und alle Anträge demselben Zeitplan folgen.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

Achten Sie bei der Vorbereitung eines Antrags aus dem Ausland besonders auf folgende Situationen:

• einen neuen Antrag stellen, ohne zu prüfen, ob Sie bereits eine NIE haben;
• sich an ein Konsulat wenden, ohne dessen Zuständigkeitsbereich und Hinweise zu prüfen;
• eine Vollmacht unterzeichnen, ohne zu prüfen, ob sie den NIE-Antrag erlaubt;
• ausländische Dokumente vorbereiten, ohne Übersetzung oder Legalisation zu prüfen;
• die Identifikation eines der Käufer bis zum letzten Moment aufschieben;
• die Erteilung der NIE mit einem Recht auf Aufenthalt in Spanien verwechseln.

Die NIE ist eine Identifikationsnummer. Ihre Zuweisung verleiht allein keine Berechtigung, in Spanien zu leben oder zu arbeiten.

Häufige Fragen zum NIE-Antrag aus dem Ausland

Kann ich eine NIE erhalten, ohne persönlich nach Spanien zu reisen?

Ja. Sie können den Antrag über das für Ihren Wohnsitz zuständige spanische Konsulat oder in Spanien über einen Vertreter mit ausreichender Vollmacht erwägen. Prüfen Sie die Voraussetzungen des gewählten Weges.

Bedeutet ein Antrag aus dem Ausland, dass alles online erfolgt?

Nicht unbedingt. Sie müssen das Verfahren der zuständigen Stelle befolgen und deren Anforderungen an Vorsprache und Einreichung bestätigen. Es sollte nicht angenommen werden, dass das Verfahren vollständig aus der Ferne erledigt werden kann.

Reicht eine Vollmacht aus, um eine Immobilie zu kaufen?

Ihr Inhalt ist zu prüfen. Für den Antrag über einen Vertreter muss die Befugnis zur Einreichung des NIE-Antrags ausdrücklich enthalten sein.

Muss ich in Spanien ansässig sein, um die NIE zu beantragen?

Nein. Die NIE kann aus wirtschaftlichen, beruflichen oder sozialen Gründen beantragt werden, auch wenn Sie nicht vorhaben, in Spanien ansässig zu werden. Der Grund des Antrags ist zu belegen.

Organisieren Sie Ihre Vorgänge in Spanien aus Ihrem Wohnsitzstaat

Die Vorbereitung eines Kaufs oder einer Erbschaft aus dem Ausland erfordert die Abstimmung von Unterlagen, Vertretung und Fristen. Wird der NIE-Antrag zu Beginn geprüft, lässt er sich in den Zeitplan des Geschäfts einfügen.

Bei MH Legal & Seguros beraten wir internationale Mandanten bei Immobilientransaktionen und Erbschaften in ganz Spanien. Wir unterstützen Sie dabei, den geeigneten Antragsweg zu beurteilen, die Unterlagen vorzubereiten und die NIE mit den übrigen Schritten Ihrer Akte abzustimmen.

Kontaktieren Sie unser Team, um Ihr Geschäft in Spanien aus Ihrem Wohnsitzstaat vorzubereiten.